ZAPYTANIE OFERTOWE NA WYKONANIE ANALIZY POPYTU ORAZ DOKUMENTACJI APLIKACYJNEJ

I.                    INSTYTUCJA ZAMAWIAJĄCA

Galeria Sztuki Współczesnej Bunkier Sztuki

Pl. Szczepański 3a

31-011 Kraków

II.                  TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA:

Niniejsze postępowanie, jako zamówienie o wartości szacunkowej nieprzekraczającej równowartości 30 000 euro, prowadzone jest w oparciu o Regulamin udzielania zamówień niepublicznych z dnia 3 sierpnia 2016, w trybie zapytania ofertowego, opisanego w art. 8.1. Regulaminu.

Postępowanie prowadzone jest ponadto zgodnie z procedurą rozeznania rynku, określoną w Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020.

III.                OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

Przedmiotem zamówienia jest:

  1. opracowanie analizy popytu na nową ofertę programową Galerii Sztuki Współczesnej Bunkier Sztuki na lata 2021-2025, związaną z modernizacją i rozbudową siedziby,
  2. opracowanie studium wykonalności z załącznikami zgodnie z wymaganiami III edycji Funduszy Norweskich i EOG na lata 2014-2021 w ramach programu Konserwacja i rewitalizacja dziedzictwa kulturowego,
  3. opracowanie wniosku aplikacyjnego z załącznikami zgodnie z wymaganiami III edycji Funduszy Norweskich i EOG na lata 2014-2021 w ramach programu Konserwacja i rewitalizacja dziedzictwa kulturowego.

Dokumentacja zostanie wykonana w trzech etapach:

Etap I. Analiza popytu.

Analiza Popytu powinna zostać przygotowana w oparciu o analizę danych zastanych, modelowanie statystyczne w celu określenia prognozy popytu, badania ilościowe obecnych i potencjalnych odbiorców oferty Zamawiającego.

Opracowanie analizy popytu powinno spełniać standardowe kryteria analiz popytu przygotowywanych w ramach wniosków o dofinansowywanie ze środków zewnętrznych (analogiczne do kryteriów POIIS 2014-2020). Celem badań w ramach analizy popytu jest taki zbadanie i opisanie grup docelowych, aby na tej podstawie można było stworzyć ramy programu promocji i komunikacji nowej oferty programowej związanej z modernizacją i rozbudową budynku.

Analiza popytu powinna zawierać co najmniej:

  1. analiza danych zastanych
    a) analiza sprzedaży i frekwencji oraz ocenę trendów i sezonowości w ostatnich pięciu latach 2012-2017;
    b) statystyczną analizę danych dotyczących użytkowników on-line – użytkowników strony internetowej i mediów społecznościowych;
  2. analiza otoczenia rynkowego  - charakterystyka rynku i odbiorców na podstawie desk research (danych statystycznych, dotyczących użytkowania kultury, danych gospodarczych, demograficznych)
  3. prognoza popytu w wariancie bezinwestycyjnym
    ocena zainteresowania przyszłym programem instytucji metodą ankietowego badania ilościowego metodą PAPI lub CAWI (Computer-Assisted Web Interview) lub metodą łączoną PAPI i CAWI; próba o liczebności min. 500 osób.
  4. charakterystykę grup docelowych i ich potrzeb w kontekście programu i funkcjonowania instytucji,  określenie możliwości nabywczych i źródeł pozyskiwania informacji przez grupy docelowe na podstawie badania ilościowego;
  5. prognoza popytu w wariancie inwestycyjny wraz z obliczeniem właściwych wskaźników zgodnie z wytycznymi dla wnioskodawców programów dofinansowania dla kultury.

Badanie zostanie zakończone przekazaniem Raportu omawiającego wyniki analiz. Analizy zostaną włączone do Studium Wykonalności. Dokumentacja zostanie wykonana i przekazana w wersji elektronicznej w formie pliku otwartego

Etap II. Studium wykonalności

Studium wykonalności powinno być wykonane w oparciu o obowiązujące dokumenty programowe, regulamin konkursu i wytyczne dotyczące III edycji Funduszy Norweskich i EOG na lata 2014-2021 oraz inne dokumenty wymagane przez Instytucję Pośredniczącą odnoszące się do Programu Konserwacja i rewitalizacja dziedzictwa kulturowego III edycji Funduszy Norweskich i EOG na lata 2014-2021. Przy opracowaniu dokumentacji aplikacyjnej należy wziąć pod uwagę Kryteria wyboru projektów w ramach Programu Konserwacja i rewitalizacja dziedzictwa kulturowego.

Dokumentacja zostanie wykonana i przekazana w wersji elektronicznej oraz w wersji papierowej w ilości 3 egzemplarzy. Dla części opisowej w formacie (*doc, *pdf), umożliwiającego edycję i nanoszenie zmian. Natomiast dla części obliczeniowej w formacie (*pdf, *xls), zawierającym m.in. obliczenia w arkuszu kalkulacyjnym w postaci umożliwiającej weryfikację poprawności obliczeń w oparciu o zawarte w nim aktywne formuły.

Etap III. Wniosek o dofinansowanie

Przygotowanie wniosku wraz z załącznikami do złożenia w obowiązującej wersji Generatora Wniosków o Dofinansowanie WOD, jeśli w konkursie będzie konieczność składania wniosku w takiej formie.

Dokumentacja zostanie wykonana i przekazana w wersji elektronicznej w formie pliku otwartego w rozszerzeniu umożliwiającym Zamawiającemu naniesienie zmian, w formacie *pdf oraz w formacie zgodnym z WOD.

Informacje dotyczące planowanego projektu

Zakres projektu obejmuje:

  1. remont i przebudowę budynku przy ul. Szczepańskiej,
  2. zakup wyposażenia do prowadzenia działalności kulturalnej,
  3. nadzory i doradztwo związane z realizacją inwestycji,
  4. promocję projektu

Celem projektu jest zwiększenie oferty kulturalnej instytucji poprzez powstanie nowych powierzchni do prowadzenia działalności kulturalnej oraz zakup wyposażenia do prowadzenia działalności kulturalnej.  Projekt będzie prowadził do zmiany struktur organizacyjnych i możliwości technicznych i technologicznych zmodernizowanej instytucji.

Planowany termin realizacji inwestycji 2019-2021.

Szacowana wartość inwestycji ok. 25 mln. zł.

IV.      TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA

Ustala się następujący termin wykonania przedmiotu zamówienia:

a)     Zakończenie etapu I nie później niż do dnia 30.09.2018 r. w ramach Programu Konserwacja i rewitalizacja dziedzictwa kulturowego, III edycji Funduszy Norweskich i EOG na lata 2014-2021.  Zamawiający zastrzega konieczność aktualizacji powstałej dokumentacji w przypadku zmiany wytycznych lub założeń naboru w terminie nie później niż na 7 dni kalendarzowych przed zakończeniem naboru wniosków.

b)     Zakończenie etapu II nie później niż 31.10.2018 r. w ramach Programu Konserwacja i rewitalizacja dziedzictwa kulturowego, III edycji Funduszy Norweskich i EOG na lata 2014-2021. Zamawiający zastrzega konieczność aktualizacji powstałej dokumentacji w przypadku zmiany wytycznych lub założeń naboru w terminie nie później niż na 7 dni kalendarzowych przed zakończeniem naboru wniosków.

c)      Wykonanie dokumentów zgodnie z § 1 ust. 6 – Przygotowanie Wniosku do złożenia w Generatorze Wniosków o Dofinansowanie (jeśli w konkursie będzie konieczność składania wniosku w takiej formie), w terminie nie później niż na 7 dni kalendarzowych przed zakończeniem naboru wniosków Programu Konserwacja i rewitalizacja dziedzictwa kulturowego, III edycji Funduszy Norweskich i EOG na lata 2014-2021.

V.        WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU

W niniejszym postępowaniu mogą wziąć udział Wykonawcy, którzy posiadają odpowiednie doświadczenie, tj. w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, zrealizował co najmniej 2 usługi, polegające na przygotowaniu łącznie analizy popytu, studium wykonalności oraz wniosku o dofinansowanie, każda z usług o wartości co najmniej 10 000 000,00 zł brutto.

VI.      MIEJSCE, TERMIN I SPOSÓB SKŁADANIA OFERTY

  1. Ofertę należy złożyć w siedzibie Zamawiającego lub elektronicznie, w nieprzekraczalnym terminie do dnia 10 lipca 2018 r. do godz. 13:00.
  2. W przypadku złożenia oferty w formie pisemnej, Wykonawca winien złożyć ją w zamkniętym, nieprzeźroczystym opakowaniu oznaczonym w sposób gwarantujący nienaruszalność. Koperta powinna być oznaczona: „Oferta na analizę popytu oraz dokumentację aplikacyjną”.
  3. W przypadku oferty składanej w wersji elektronicznej, powinna być ona skierowana na adres mailowy: sekretariat@bunkier.art.pl
  4. Za termin dostarczenia oferty uznaje się termin wpływu oferty do siedziby Zamawiającego lub jej otrzymania na adres mailowy wskazany w treści
  5. Oferty mogą być składane w formie pisemnej lub w formie elektronicznej.
  6. Oferta powinna być sporządzona w języku polskim i w złożona przez osobę uprawnioną do reprezentacji Dostawcy lub posiadającą odpowiednie pełnomocnictwo. W przypadku podmiotów zbiorowych (np. spółek) Zamawiający zweryfikuje uprawnienia do reprezentowania podmiotu w oparciu o ogólnodostępne bazy danych (takie jak serwis KRS).
  7. Oferta powinna zawierać cenę ryczałtową netto i brutto za w/w zakres świadczenia

VII.    KRYTERIA OCENY OFERT

  1. Cena oferty brutto – 40 %
  2. Kryterium doświadczenia zespołu – 60%

Kryterium ceny oferty brutto – ocena w tym kryterium będzie przeprowadzona

wg następującego wzoru matematycznego:

P1 = (C min / Cb) x 40 pkt

gdzie:

P1 – liczba punktów za kryterium ceny

C min – najniższa cena spośród wszystkich ważnych i nieodrzuconych ofert

Cb – cena badanej oferty

Kryterium doświadczenie zespołu – (0-60 pkt.).

W niniejszym kryterium Zamawiający przyzna punkty za jakość (doświadczenie) członków zespołu przeznaczonego do wykonania zamówienia, kluczowych z punktu widzenia charakteru zamówienia.

Zamawiający przyzna punkty za posiadane doświadczenie wskazane w „wykazie osób”, składanym wraz z ofertą.

Podkryterium: Doświadczenie osoby wyznaczonej do realizacji przedmiotu zamówienia w części merytorycznej (0-15 pkt)

Zamawiający przyzna punkty, jeśli osoba wskazana jako osoba ds. merytorycznych posiada doświadczenie w zakresie wyznaczonym dla danej funkcji tj. wykonanie przez osobę wskazaną do realizacji zamówienia (osobę wskazaną w formularzu ofertowym) w ostatnich trzech latach przed upływem terminu składania ofert w niniejszym zamówieniu, samodzielnie lub w zespole, części merytorycznej studiów wykonalności oraz wniosków o dofinansowanie, których przedmiotem była ochrona dziedzictwa kulturowego lub rozwój zasobów kultury niezależnie od programu operacyjnego.

Wykonawcy zobowiązani są wskazać w treści opisu doświadczenia zespołu ilość projektów, dla których poszczególne osoby wykonały ww. dokumenty, ze wskazaniem nazwy podmiotu zlecającego wykonanie oraz nazwy projektu.

Zamawiający przyzna punkty poprzez porównanie pomiędzy ofertami ilości projektów, dla których poszczególne osoby wykonały ww. dokumenty. Punkty po porównaniu doświadczenia, zostaną przyznane według następującego wzoru:

P2 = Db/Dn x W

gdzie:

P2 –  ilość punktów przyznanych za doświadczenie danej osoby;

Db – ilość projektów wskazana dla badanej osoby (jej doświadczenie);

Dn – najwyższa ilość projektów wskazanych spośród badanych osób (najbardziej doświadczonej osoby spośród wszystkich ofert)

W – waga dla podkryterium (15 pkt.)

W ramach niniejszego podkryterium można zdobyć 15 punktów.

Podkryterium: Doświadczenie osoby wyznaczonej do realizacji przedmiotu zamówienia w części finansowej (0-15 pkt)

Zamawiający przyzna punkty, jeśli osoba wskazana jako osoba ds. finansowych posiada doświadczenie w zakresie wyznaczonym dla danej funkcji tj. wykonanie przez osobę wskazaną do realizacji zamówienia (osobę wskazaną w formularzu ofertowym) w ostatnich trzech latach przed upływem terminu składania ofert w niniejszym zamówieniu, samodzielnie lub w zespole, częśći finansowej studiów wykonalności oraz wniosków o dofinansowanie, niezależnie od programu operacyjnego,.

Wykonawcy zobowiązani są wskazać w treści opisu doświadczenia zespołu ilość projektów, dla których poszczególne osoby wykonały ww. dokumenty, ze wskazaniem nazwy podmiotu zlecającego wykonanie oraz nazwy projektu.

Zamawiający przyzna punkty poprzez porównanie pomiędzy ofertami ilości projektów, dla których poszczególne osoby wykonały ww. dokumenty. Punkty po porównaniu doświadczenia, zostaną przyznane według następującego wzoru:

P3 = Db/Dn x W

gdzie:

P3 –  ilość punktów przyznanych za doświadczenie danej osoby;

Db – ilość projektów wskazana dla badanej osoby (jej doświadczenie);

Dn – najwyższa ilość projektów wskazanych spośród badanych osób (najbardziej doświadczonej osoby spośród wszystkich ofert)

W – waga dla podkryterium (15 pkt.)

Podkryterium: Doświadczenie osoby wyznaczonej do realizacji przedmiotu zamówienia z zakresie analizy popytu (0-30 pkt)

Zamawiający przyzna punkty, jeśli osoba wskazana jako osoba ds. merytorycznych posiada doświadczenie w zakresie wyznaczonym dla danej funkcji tj. wykonanie przez osobę wskazaną do realizacji zamówienia (osobę wskazaną w formularzu ofertowym) w ostatnich trzech latach przed upływem terminu składania ofert w niniejszym zamówieniu, samodzielnie lub w zespole, badania analizy popytu dla studiów wykonalności oraz wniosków o dofinansowanie, których przedmiotem była ochrona dziedzictwa kulturowego lub rozwój zasobów kultury niezależnie od programu operacyjnego, które otrzymały dofinansowanie

Wykonawcy zobowiązani są wskazać w treści opisu doświadczenia zespołu ilość projektów, dla których poszczególne osoby wykonały ww. dokumenty, ze wskazaniem nazwy podmiotu zlecającego wykonanie oraz nazwy projektu.

Zamawiający przyzna punkty poprzez porównanie pomiędzy ofertami ilości projektów, dla których poszczególne osoby wykonały ww. dokumenty. Punkty po porównaniu doświadczenia, zostaną przyznane według następującego wzoru:

P4 = Db/Dn x W

gdzie:

P4 –  ilość punktów przyznanych za doświadczenie danej osoby;

Db – ilość projektów wskazana dla badanej osoby (jej doświadczenie);

Dn – najwyższa ilość projektów wskazanych spośród badanych osób (najbardziej doświadczonej osoby spośród wszystkich ofert)

W – waga dla podkryterium (30 pkt.)

W ramach niniejszego podkryterium można zdobyć 30 punktów.

Porównanie ofert oraz przyznanie punktów zostanie dokonane na podstawie poniższego wzoru uwzględniającego w/w kryteria:

D = P1+P2+P3+P4

Przy czym:

D – całkowita liczba punktów danej oferty

P1 – liczba punktów uzyskanych w kryterium cenowym

P2 – liczba punktów uzyskanych w kryterium doświadczenia zespołu – część merytoryczna

P3 – liczba punktów uzyskanych w kryterium doświadczenia zespołu – część finansowa

P4 – liczba punktów uzyskanych w kryterium doświadczenia zespołu – analiza popytu

Punkty przyznane w poszczególnych kryteriach i podkryteriach będą zaokrąglone do dwóch miejsc po przecinku.

VIII.  TERMIN ZWIĄZANIA OFERTĄ

Wykonawca pozostaje związany złożoną ofertą przez okres 30 dni. Bieg terminu związania ofert rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.

IX.       TERMIN I MIEJSCE ZAWARCIA UMOWY

Umowa zostanie zawarta w oparciu o wzór umowy stanowiący załącznik nr 3 do niniejszego zaproszenia w terminie do 14 dni od wyboru najkorzystniejszej oferty w siedzibie Zamawiającego.

X.         SPOSÓB PRZYGOTOWANIA OFERTY

  1. Zamawiający zastrzega dla oferty formę pisemną pod rygorem nieważności.
  2. Oferta powinna być złożona na formularzu stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszego zaproszenia.
  3. Oferta powinna być sporządzona w języku polskim i złożona przez osobę uprawnioną do reprezentacji Wykonawcy lub posiadającą odpowiednie pełnomocnictwo.
  4. Wraz z ofertą należy przedłożyć wykaz osób, zawierający co najmniej informacje o niezbędne do oceny oferty w kryterium doświadczenia zespołu, wzór wykazu stanowi element formularza ofertowego, stanowiącego załącznik nr 1 do niniejszego zaproszenia.
  5. Zamawiający przewiduje możliwość poprawienia oczywistych omyłek w treści oferty, uzupełnienia lub wyjaśnienia treści oferty wyłącznie na wezwanie Zamawiającego skierowane do danego Wykonawcy. Poprawki, uzupełnienie lub wyjaśnienia nie mogą prowadzić do negocjacji treści oferty. Możliwość ewentualnego poprawiania, uzupełniania lub wyjaśniania treści ofert stosowana będzie jednokrotnie w przypadku poszczególnych braków (w przypadku braku uzupełnienia lub wyjaśnienia treści oferty na pierwsze wezwanie Zamawiającego, Wykonawca nie będzie mógł podjąć tych czynności w stosunku do zakresu objętego wezwaniem Zamawiającego).
  6. Oferta powinna zawierać cenę ryczałtową netto i brutto za w/w zakres świadczenia w podziale na:

a)     przygotowanie części merytorycznej Studium Wykonalności wraz z załącznikami,
b)     przygotowanie Wniosku o Dofinansowanie wraz z załącznikami,
c)      przygotowanie analizy popytu.

XI.       INFORMACJE DODATKOWE

1. W razie wątpliwości pytania należy kierować na adres e-mailowy: sekretariat@bunkier.art.pl.
2. Zamawiający zastrzega sobie prawo do płatności faktury w terminie 30 dni od daty jej przedłożenia.
3. Zgodnie z art. 13 ust. 1 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) – dalej: RODO, informujemy, że administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Galeria Sztuki Współczesnej „Bunkier Sztuki”, z siedzibą pl.Szczepański 3a, 31-011 Kraków, +48 124231243, e-mail: sekretariat@bunkier.art.pl.
4. Na podstawie obowiązujących przepisów, wyznaczyliśmy Inspektora Ochrony Danych, z którym można kontaktować się:
listownie na adres: Galeria Sztuki Współczesnej „Bunkier Sztuki”, pl. Szczepański 3a, 31-011 Kraków, +48 124231243, e-mail: sekretariat@bunkier.art.pl
przez e-mail: iod@bunkier.art.pl
5. Dane osobowe pozyskane w związku z postępowaniem będą przetwarzane w następujących celach:
a)      związanych z realizacją podpisanej umowy,
b)      związanych z rozliczeniem umowy w tym w ramach dofinansowania ze źródeł zewnętrznych,
c)       związanych z dochodzeniem ewentualnych roszczeń, odszkodowań,
d)      udzielania odpowiedzi na Pani/Pana pisma, wnioski i skargi,
e)      udzielania odpowiedzi w toczących się postępowaniach.
6. Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest:
a)      niezbędność do wykonania umowy lub do podjęcia działań na żądanie Wykonawcy przed zawarciem umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO),
b)      konieczność wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (art. 6 ust. 1 lit. c RODO),
c)       niezbędność do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
7. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale niezbędne do realizacji umowy.
8. Pozyskane od Wykonawców dane osobowe mogą być przekazywane:
a)      podmiotom przetwarzającym je na nasze zlecenie,
b)      organom lub podmiotom publicznym uprawnionym do uzyskania danych na podstawie obowiązujących przepisów prawa, np. sądom, organom ścigania lub instytucjom państwowym, gdy wystąpią z żądaniem, w oparciu o stosowną podstawę prawną.
9. Dane osobowe Wykonawców nie będą przekazane do państw trzecich.
10. Okres przetwarzania osobowych jest uzależniony od celu w jakim dane są przetwarzane. Okres, przez który dane osobowe będą przechowywane jest obliczany w oparciu o następujące kryteria:
a)             czasu obowiązywania umowy,
b)             przepisy prawa, które mogą nas obligować do przetwarzania danych przez określny czas,
c)              okres, który jest niezbędny do obrony naszych interesów.
11. Ponadto, informujemy, że Wykonawcy mają prawo do:
a)             dostępu do swoich danych osobowych,
b)             żądania sprostowania swoich danych osobowych, które są nieprawidłowe oraz uzupełnienia niekompletnych danych osobowych,
c)              żądania usunięcia swoich danych osobowych, w szczególności w przypadku cofnięcia zgody na przetwarzanie, gdy nie ma innej podstawy prawnej przetwarzania,
d)             żądania ograniczenia przetwarzania swoich danych osobowych,
e)             wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania swoich danych, ze względu na szczególną sytuację, w przypadkach, kiedy przetwarzamy dane na podstawie naszego prawnie usprawiedliwionego interesu czy też na potrzeby marketingu bezpośredniego,
f)              przenoszenia swoich danych osobowych,
g)             wniesienia skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
12. W zakresie, w jakim dane Wykonawców są przetwarzane na podstawie zgody – Wykonawcy mają prawo wycofania zgody na przetwarzanie danych w dowolnym momencie. Wycofanie zgody nie ma wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody Wykonawcy przed jej wycofaniem. Zgodę Wykonawca może wycofać poprzez wysłanie oświadczenia o wycofaniu zgody na nasz adres korespondencyjny bądź adres e-mailowy.
13. Informujemy, że nie korzystamy z systemów służących do zautomatyzowanego podejmowania decyzji.

Załącznik nr 1 Formularz ofertowy

Załącznik nr 2 Umowa

Załącznik nr 3 Klauzula informacyjna RODO

Załącznik nr 4 Oświadczenie do celów podatkowych

 

 

 

 

Napisz komentarz