Kraków, dnia 15 stycznia 2021 r.

 

ZAPYTANIE OFERTOWE

I Informacje ogólne

1. Nazwa zamówienia: ŚWIADCZENIE USŁUGI POLEGAJĄCEJ NA OBSŁUDZE ZWIEDZAJĄCYCH I PILNOWANIU WYSTAW/WYDARZEŃ

2. Osoba odpowiedzialna za przeprowadzenie zapytania o cenę:
Bartłomiej Zakrzewski  – specjalista ds. inwestycyjno-administracyjnych; zakrzewski@bunkier.art.pl

3. Opis przedmiotu zamówienia:

Przedmiotem zamówienia jest REGULARNE ŚWIADCZENIE USŁUG OBSŁUGI ZWIEDZAJĄCYCH I PILNOWANIA WYSTAW ORGANIZOWANYCH PRZEZ Galerię w siedzibie w Pałacu Zbraskich (Potockich) w Krakowie, przy ul. Bracka 2/Rynek Główny lub w innym miejscu na terenie Krakowa, wskazanym przez Zamawiającego.

3.1 Czas trwania umowy: od 01-02-2021 r. do 31.12.2021 r. Świadczenie usług następować będzie w czasie trwania wystaw, zgodnie z ich harmonogramem przyjętym przez Zamawiającego. Umowa może zostać rozwiązana w przypadku zawieszenia działalności wystawienniczej przez Zamawiającego.

3.2 Sposób rozliczania: comiesięczne rozliczanie stawką godzinową, w oparciu o ilość godzin świadczenia usługi, oraz o ryczałtową cenę za jedną godzinę złożoną przez Wykonawcę w ofercie i przyjętą w umowie. Na potrzeby rozliczenia umowy Wykonawca wykaże ilość godzin świadczenia usługi w danym miesiącu, z dokładnością do 15 minut. Faktura wystawiana będzie w ostatnim dniu miesiąca po wykonanej usłudze, dostarczona drogą elektroniczną. Ilość osób wykonujących usługę w danym dniu trwania wystawy: ok. 3-6 osoby, w zależności od wymogów danej wystawy, podczas wernisażu ok. 5-6 osób, podczas wydarzeń towarzyszących- 1-2 osoby, w zależności od wcześniejszych ustaleń.

3.3 Na potrzeby oszacowania nakładu prac Zamawiający wskazuje, że zwykle jedna wystawa trwa ok. 6 tygodni, później następuje przerwa w świadczeniu usług- ok. 2-4 tygodni. Pierwsza wystawa planowana jest do otworzenia na 2 lutego 2021. Powyższe wytyczne mogą ulec zmianie, ze względu na m.in. planowany remont siedziby głównej Zamawiającego lub inne wydarzenia, wpływające na możność prowadzenia działalności wystawienniczej. W związku z powyższym Zamawiający nie gwarantuje Wykonawcy minimalnej ilości godzin świadczenia usługi.

3.4 Obsługa trwa od 10:45-18:15 od wtorku do niedzieli podczas trwania wystaw, godziny te mogą ulec wydłużeniu, w przypadku zaplanowanych wydarzeń towarzyszących lub zmianie w przypadku dostosowania harmonogramu do aktualnej sytuacji pandemicznej lub organizacyjnej Zamawiającego.

3.5 Świadczący usługę zobligowany jest do tworzenia miesięcznych grafików obsługi wystaw i wydarzeń, ustalanie zastępstwa, podczas nieobecności danego pracownika, stały kontakt ze specjalistą ds. inwestycyjno-administracyjnych (telefoniczny/e-mailowy), interweniowanie w przypadku naruszenia zasad obowiązujących w Galerii, kontrolę zespołu.

3.6 Zakres czynności osób świadczących obsługę zwiedzających i pilnowania wystaw/wydarzeń:

a) dbanie o spokój i porządek w salach wystawienniczych, współpraca z pracownikami Galerii w celu zabezpieczenia wystawy lub majątku Galerii;

b) troska o prawidłowe funkcjonowanie i wygląd powierzonych przestrzeni wystawienniczych oraz obsługa stanowisk multimedialnych i innych urządzeń będących częścią ekspozycji;

c) udzielanie zwiedzającym informacji na temat bieżących i przyszłych wystaw oraz wydarzeń i działań prowadzonych przez Galerię;

d) opieka nad zwiedzającymi wystawy i wydarzenia;

e) przestrzeganie wewnętrznych aktów normatywnych Zleceniodawcy, w tym obowiązującego Regulaminu uczestnictwa w wydarzeniach organizowanych w Galerii Sztuki Współczesnej  „Bunkier Sztuki” lub innych regualcji w tym podejmowanych w związku z ochroną epidemiologiczną;

f) udział całego zespołu świadczącego usługę przy danej wystawie w szkoleniach technicznych, oprowadzaniach kuratorskich w dniu otwarcia danej wystawy;

g) godne reprezentowanie Galerii poprzez odpowiednie zachowanie, strój, estetykę swojego stanowiska pracy, profesjonalne podejście do każdego odwiedzającego Galerię;

h) znajomość języka angielskiego umożliwiającą swobodną komunikację;

i) przestrzeganie poniższych zasad:

i. Otwieranie wystaw punktualnie, w obowiązujących godzinach otwarcia Galerii, czyli od godz. 11:00 do 18:00. Usunięcie wszelkich przegród uniemożliwiających wstęp na ekspozycję;

ii. Sprawdzanie biletów wstępu;

iii. Zamykanie wystaw, po godz. 18:00, wyłączenie wszelkich instalacji multimedialnych na wystawach i zabezpieczenie przestrzeni wystawienniczych;

iv. Zgłaszanie wszelkich usterek technicznych jak i związanych z danymi eksponatami/dziełami sztuki;

v. Dystrybucję materiałów promocyjnych wśród zwiedzających. A po zakończeniu wystawy zebranie nadmiaru materiałów;

vi. Umożliwienie zwiedzania Galerii osobom niepełnosprawnych poprzez: pomoc i asystę;

vii. Liczenie frekwencji podczas wydarzeń niebiletowanych lub otwarcia wystawy

viii. Stosowanie się do wytycznych i zaleceń kuratorów wystaw lub koordynatorów wystaw lub innej osoby upoważnionej ze strony Galerii w zakresie wykonywania czynności wynikających z umowy, dla danej wystawy i egzekwowanie zakazów:

– palenia tytoniu/e-papierosów oraz używania otwartego ognia,

– wnoszenia i spożywania artykułów spożywczych i napojów,

– wnoszenia broni palnej i ostrych przedmiotów, substancji szkodliwych i niebezpiecznych,

– fotografowania z użyciem statywu i lampy błyskowej (chyba, że Dyrekcja Galerii wyraziła na to zgodę),

3.7 Wykonawca zobowiązany jest do odsunięcia od wykonywania obowiązków osób niespełniających warunków Zamawiającego lub nienależycie wykonujących swoje obowiązki, także na uzasadnione żądanie Zamawiającego.

3.8 Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia niniejszego postępowania w sytuacji, gdy żadna ze złożonych ofert nie będzie odpowiadać wymogom Zamawiającego, w sytuacji zmiany potrzeb Zamawiającego, oraz w sytuacji, gdy cena oferty najkorzystniejszej przekraczać będzie środki, jakie Zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia.

II Sposób składania ofert i informacje o procedurze

1. Termin składania ofert do dnia 22 stycznia 2021 r. do godz. 12:00 na adres email: zakrzewski@bunkier.art.pl (decyduje godzina wpływu na podane konto e-mail Galerii), tytułem „ŚWIADCZENIE USŁUGI POLEGAJĄCEJ NA OBSŁUDZE ZWIEDZAJĄCYCH I PILNOWANIU WYSTAW/WYDARZEŃ”

2. W przypadku pytań technicznych prosimy je przesłać na adres mailowy: zakrzewski@bunkier.art.pl .

3. Oferty proszę składać podając stawkę godzinową (netto i brutto) za wykonywanie obowiązków przez jedną osobę skierowaną do obsługi wydarzeń.

4. Cena oferty winna uwzględniać koszty zapewnienia obsługi, koszty związane z obsługą administracyjną po stronie Wykonawcy, koszty ewentualnego zastępstwa (na czas choroby, urlopu) oraz uwzględniać przepisy o minimalnym wynagrodzeniu obowiązujące w dacie składania ofert, oraz racjonalny zysk Wykonawcy.

5. Zamawiający zastrzega sobie prawo do weryfikowania sposobu obliczenia ceny przez Wykonawców oraz do odrzucenia ofert, które oferują cenę rażąco niską, tj. nieuwzględniającą postanowień ust. 4 lub których cena nie gwarantuje należytego wykonania zamówienia przez cały okres trwania umowy.

6. Zamawiający zastrzega sobie prawo do odrzucenia ofert złożonych po terminie określonym w ust. 1 powyżej, niespełniających wymogów określonych w treści niniejszego zapytania oraz ofert Wykonawców, którzy pomimo uprzedniego wezwania nie przedłożyli wyczerpujących wyjaśnień lub informacji odnośnie treści oferty.

7. W postępowaniu mogą wziąć udział Wykonawcy dysponujący odpowiednimi osobami, tj. co najmniej 1 osobą mającą pełnić funkcję koordynatora zespołu Wykonawcy, posiadającą doświadczenie w co najmniej dwukrotnym pełnieniu funkcji koordynatora co najmniej pięcioosobowego zespołu odpowiedzialnego za obsługę wydarzeń kulturalnych takich jak wystawy, wernisaże, spotkania autorskie, spektakle lub widowiska. Do oferty Wykonawca obowiązany jest dołączyć informację o osobie mającej pełnić funkcję koordynatora zespołu, zawierające co najmniej jej imię i nazwisko, posiadane doświadczenie ze wskazaniem podmiotu na rzecz którego świadczona była usługa koordynacji zespołu, określeniem wydarzeń kulturalnych jakich dotyczyła oraz podaniem wielkości zespołu koordynowanego, a także informację o podstawie do dysponowania wskazaną osobą.

 

III. Kryteria oceny:

1. 50 % cena brutto,

W tym kryterium można otrzymać maksymalnie 50 pkt., przy założeniu, że 1% = 1 pkt.
Ocena w tym kryterium będzie przeprowadzona wg następującego wzoru matematycznego:
Pc= (C _min / Cb) x 50 pkt
gdzie:
Pc – liczba punktów za kryterium ceny
C _min – najniższa cena spośród wszystkich ważnych i nieodrzuconych ofert
Cb – cena badanej oferty

2. 50% czas reakcji – na konieczność oddelegowania dodatkowej osoby lub osób do obsługi dodatkowych wydarzeń organizowanych w Galerii, których wykonanie przypada na nieodległy termin od powzięcia decyzji o organizacji.

Ocena w kryterium 2. prowadzona będzie w oparciu o informacje podane przez Wykonawców w treści oferty. Wykonawcy zobowiązani są podać informację o czasie, w jakim zobowiązują się oddelegować dodatkową osobę lub osoby. Informacje te powinny wskazywać ilość godzin potrzebnych Wykonawcy licząc od chwili powzięcia informacji o konieczności oddelegowania osoby lub osób, do faktycznego podjęcia przez nią obowiązków. Zamawiający określa minimalny czas reakcji jako 24 godziny oraz maksymalny czas reakcji jako 72 godziny. Brak wskazania odpowiednich informacji lub wskazanie czasu niezgodnego z wymogami Zamawiającego, stanowić będzie podstawę do odrzucenia oferty, jako niespełniającej wymogów Zamawiającego.

Ocena w niniejszym kryterium prowadzona będzie w oparciu o wzór:
Pr= (R _min / Rb) x 50 pkt
gdzie:
Pc – liczba punktów za kryterium czasu reakcji
R _min – najkrótszy oferowany czas reakcji spośród wszystkich ważnych i nieodrzuconych ofert
Rb – Czas reakcji badanej oferty

3. W przypadku złożenia ofert przez dwóch lub więcej Wykonawców z identyczną najniższą ceną decydujący będzie krótszy termin reakcji.

 

IV Obowiązek informacyjny

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1) dalej „RODO” informujemy, że:

a. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Galeria Sztuki Współczesnej „Bunkier Sztuki”, z siedzibą pl. Szczepański 3a, 31-011 Kraków, samorządowa instytucja kultury wpisana do Rejestru Instytucji Kultury prowadzonego przez Gminę Miejską Kraków pod numerem 12, NIP 675-000-44-94, REGON 000278008, e-mail: sekretariat@bunkier.art.pl, tel. +48 124231243, zwanym dalej Galerią

b. We wszelkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych przez Galerię można kontaktować się z wyznaczonym w tym celu Inspektorem Ochrony Danych, adres email: iod@bunkier.art.pl.

c. obowiązek podania danych osobowych jest wymogiem związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; brak podania ww. danych osobowych może uniemożliwić udział w postępowaniu ;

d. Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b, c i f RODO w celu związanym z postępowaniem przetargowym prowadzonym na podstawie art. 70¹– 70⁵ ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (j. Dz. U. 2018 nr 1025), oraz w celach realizacji tzw. uzasadnionego interesu administratora danych w związku z rozpatrywaniem skarg i zgłoszonych roszczeń oraz obrony przed potencjalnymi roszczeniami

e. odbiorcami danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o przepisy powszechnie obowiązującego prawa a także podmiotom przetwarzającym dane na podstawie zawartych umów (firmy świadczące usługi serwisowe, firmy kurierskie),

f. dane osobowe Oferenta będą przechowywane przez okres obowiązywania umowy. W przypadku, jeżeli przetwarzanie będzie prowadzone w związku z dochodzeniem roszczeń, dane będą przechowywane przez okres wymagany do zamknięcia sprawy, a następnie przez okres wynikający z obowiązków archiwizacyjnych Jednostki. Okresy te dotyczą również Oferentów, którzy złożyli oferty i nie zostały one uznane, jako najkorzystniejsze, lub zostali wykluczeni z postępowania;

g. w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO,

h. osobie, której dane dotyczą przysługuje:

– na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do jej danych osobowych,

– na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania jej danych osobowych,

– na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO,

– prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych,(Biuro Generalnego Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul Stawki 2, 00-193 Warszawa);

i. osobie, której dane dotyczą nie przysługuje:

– w związku z art. 17 ust. 3 lit. b lub d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych,

– prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO,

– na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą przetwarzania danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

Wykonawcy zobowiązani są do dochowania obowiązku informacyjnego, o którym mowa w art. 13 i 14 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE w stosunku do osób, których dane osobowe przekazał Zamawiającemu w związku z udziałem w postepowaniu.